Una mañana reciente envié a una empresa un correo breve sobre el año desactualizado en el pie de página de su sitio web.
En menos de una hora ya me habían llamado idiota, perdedor y varias cosas que prefiero no escribir. Cinco respuestas en menos de veinte minutos. He sido periodista y he trabajado en agencias; aun así, no recuerdo que me hayan insultado con tanta eficiencia.
Esa misma semana, contacté a otra empresa por WhatsApp y terminé hablando con un chatbot que me preguntó tres veces cuál era mi presupuesto.
Ésta es una historia sobre la prospección en frío, cómo puede salir mal y qué hemos aprendido.
Por qué hacemos prospección en frío
Qonda Digital es una agencia pequeña. Ayudamos a empresas de la Riviera Maya, Canadá y Estados Unidos con SEO, sitios web, Perfiles de Negocio de Google, redes sociales y contenido bilingüe.
Muchas empresas que necesitan ayuda no están buscando una agencia. Están ocupadas atendiendo pacientes, construyendo casas o vendiendo propiedades. No siempre tienen tiempo de investigar por qué su sitio no aparece en Google o por qué su formulario de contacto dejó de funcionar.
Contactarlas primero puede servir. Mal hecho, es molesto. Bien hecho, se parece a que un vecino toque la puerta para avisarte que dejaste las luces del coche encendidas.
Cómo lo hacemos, más o menos
Elegimos un sector al que sabemos que podemos ayudar. Revisamos el sitio web y la presencia digital de cada negocio. Si encontramos problemas concretos, enviamos un correo corto explicando lo que vimos y ofreciendo una revisión gratis.
Nada de archivos adjuntos, frases corporativas ni urgencias inventadas. Si no contestan, quizá demos seguimiento una o dos veces por un canal empresarial adecuado. Si piden que dejemos de escribir, lo hacemos.
Y algo que suele sorprender: casi todo es manual. Una persona revisa cada sitio y redacta cada correo. Utilizamos herramientas para organizar prospectos, pero quien decide qué decir es alguien sentado frente a una computadora, con su café.
Eso importa para lo que pasó después.
La respuesta
Mi correo tenía tres párrafos. Señalaba un año desactualizado, otros detalles que encontramos y ofrecía una llamada gratuita para revisarlos.
Media hora después llegó una respuesta que dejaba claro que no quería saber más. Después llegó otra, de una sola palabra: «Idiot».
Contesté en inglés: «Seems a little harsh. But you do you. Have a good day». Me parecía una reacción un poco exagerada, pero cada quien. Que tuviera buen día.
Al parecer, fue un error contestar.
Durante los siguientes minutos llegaron otros tres correos. Uno contenía un insulto obsceno sobre mi familia. Otro me pedía que investigara mejor. El último añadió un insulto más.
He ocultado la información personal porque el objetivo no es avergonzar a nadie. Lo cuento porque a cualquiera que haga prospección, ventas o atención al cliente puede pasarle algo parecido.
La otra cara: cuando contesta un robot
Esa semana escribí por WhatsApp a otra empresa que no había respondido al correo. Dije quién era, qué habíamos encontrado y si tenían treinta minutos para conversar.
La respuesta fue inmediata, amable, profesional y claramente de una inteligencia artificial.
Me pidió mi correo. Se lo di. Preguntó desde qué ciudad escribía, aunque ya había mencionado Playa. Confirmé Playa del Carmen. Entonces preguntó por mi presupuesto.
Le pregunté si utilizaban HighLevel como CRM, en parte por curiosidad y en parte porque sospechaba que su agente necesitaba algunos ajustes. No lo sabía. Me agradeció los comentarios y volvió a preguntar por mi presupuesto.
Le pedí que una persona me escribiera por correo. Prometió pasar el mensaje y volvió a preguntar por mi presupuesto.
Nadie fue grosero. Pero fue un buen ejemplo de automatización que parece funcionar mientras ofrece una experiencia frustrante. El chatbot parecía seguir un guion para calificar prospectos, trató un contacto comercial como si fuera un cliente y se quedó atorado en una pregunta. Un cliente potencial podría haberse ido.
Dos experiencias muy distintas en una semana. Una persona siendo demasiado humana. Y una máquina que no podía dejar de ser máquina.
Lo que aprendimos: mantener la calma
No te lo tomes personal. No sabes qué motivó una respuesta enojada. Especular no ayuda. Léela, quizá ríete y sigue adelante.
Espera antes de responder. Contesté una vez, con calma, y no seguiría más allá. Responder de nuevo solo alimenta el intercambio. Saca al perro, toma un café y vuelve al trabajo.
Mantén la perspectiva. Algunas personas dicen «no, gracias», muchas no responden y a veces alguien sí quiere hablar. Una mala respuesta no cancela las conversaciones útiles.
No dejes que te intimide. Lo peor sería mandar menos correos la semana siguiente por miedo a otra respuesta así.
Lo que aprendimos: la parte práctica
Respeta un no de inmediato. Si alguien te pide que dejes de contactarlo, márcalo como «no contactar» en tu CRM y no vuelvas a escribirle.
Guarda registros y cuida lo que escribes. Cada respuesta queda por escrito. Redáctala como si un futuro cliente pudiera leerla algún día.
Revisa tu propio mensaje. Después de esto, volvimos a leer nuestro correo y nos sentimos cómodos con él. Aun así, conviene comprobar que el asunto y la introducción sean útiles y no se puedan interpretar razonablemente como insultos.
Si usas un agente de IA, dale una salida. Debe reconocer cuando no habla con un cliente, aceptar un «no sé» y pasar la conversación a una persona en vez de repetir la misma pregunta.
Prueba tu propio embudo. Escríbele a tu negocio por WhatsApp. Llena su formulario de contacto. Mira la experiencia desde fuera. Así se descubren muchos problemas silenciosos.
Cómo podemos ayudar
Muchas personas nos conocen por nuestro trabajo de marketing: mejorar la visibilidad en Google, crear sitios web que conviertan, administrar Perfiles de Negocio de Google y producir contenido en inglés y español.
Pero mucho de lo que hace funcionar el marketing sucede después del primer contacto. Ahí entra la automatización de ventas. Podemos revisar contigo tu proceso comercial para identificar oportunidades de mejora. Ayudamos a configurar CRM como HighLevel, crear seguimientos y preparar agentes de IA para responder preguntas, agendar citas y saber cuándo pasar la conversación a una persona.
Automatización que ahorra tiempo sin hacer que parezca que nadie presta atención.
Y sí, aplicamos estas ideas a nuestra propia empresa. Hacemos prospección, usamos estas herramientas y, de vez en cuando, nos insultan por ello.
Hablemos
Si quieres saber qué encontraríamos en tu sitio o buscas otra opinión sobre el seguimiento a tus prospectos, podemos revisarlo en una llamada gratis de treinta minutos. Te quedas con los hallazgos, decidas lo que decidas.
Sin presión. Y prometo no insultarte.
Escríbeme directamente a ty@qondadigital.com para agendar una llamada.